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ABC de Access (Tutorial de Base de Datos)
Documentar sus programas Access
Seguridad mediante activación y desactivación de controles
Incrementar y decrementar fechas pulsando + y -
Mensajes personalizados en la barra de estado
Informes a medida
Funciones que devuelven más de un valor(I)
Funciones que devuelven más de un valor(II)
Funciones que devuelven más de un valor(III)
Funcionalidad de la propiedad Tag en Access
Indicador de progreso en Access
Acelerar las consultas
Crear accesos directos
Numerar nuevos campos consecutivamente
Sincronizar réplicas de una base de datos
Editar el estampado de la hora
Abrir formularios con macros
Añadir un botón de auto marcado
Crear un cuadro combinado con una lista desplegable
Crear un formulario principal unido a un subformulario
Imprimir el registro actual
Prevenir duplicados
Encriptar su base de datos
Solucionar problemas con Access
Navegar a través de los informes de Access
Personaliza tu Access 97
Título centrado en Access
Documentar sus programas Access
Access proporciona un entorno visual de desarrollo con el que se pueden generar potentes aplicaciones. El problema surge cuando el desarrollo realizado adquiere un volumen considerable. ¿Cómo controlar y gestionar la cantidad de formularios, informes, macros, etc que se han ido generando? Una opción muy interesante y poco conocida de Access es el documentador. En el menú Herramientas, opción Analizar, se pueden acceder al documentador que permite obtener información completa y organizada de los objetos que constituyen la basa de datos, de manera que se genera un inventario de todos y cada uno de los componentes y sus propiedades.
Seguridad mediante activación y desactivación de controles
Access proporciona un control de seguridad para grupos de usuarios que permite limitar la funcionalidad de cada usuario individual. Cuando un usuario intenta realizar alguna acción no autorizada Access visualiza un mensaje de aviso. Otra manera más elegante de gestionar la seguridad puede ser simplemente no activar los controles a los que un usuario no tiene acceso. Además, la asignación de permisos de Access se realiza por tabla, formulario, consulta, mientras que la rutina que le proponemos establece los permisos para controles individuales.
Para poder generar este tipo de control de seguridad sobre una base de datos debemos seguir los siguientes pasos:
1º. Crear una tabla en la que figuren los usuarios y los grupos de usuarios como, por ejemplo, los campos usuarios y grupo.
2º. Generar un formulario sobre dicha tabla llamado, por ejemplo, usuarios.
3º. Crear una macro autoexe que habra el formulario en modo oculto con la condición [usuario]=CurrentUser() para que el registro actual del formulario sea el del usuario activo.
Supongamos que tenemos un formulario llamado form1 con botones de imprimir, insertar y editar registros llamados, respectivamente, boton1, boton2 y boton3 y queremos que un grupo de usuarios llamado grupo1 sólo tenga acceso al botón de imprimir. Para desactivar los botones de insertar y editar debemos usar la propiedad OnOpen del formulario y añadiendo el siguiente código:
if condition: [Forms].[usuarios].[grupo]="grupo1" setvalue: [Forms].[form1].[boton1].[Enabled] Yes [Forms].[form1].[boton2].[Enabled] No [Forms].[form1].[boton3].[Enabled] No
Incrementar y decrementar fechas pulsando + y -
Una característica interesante para añadir a los programas Access es permitir que el usuario pueda incrementar y decrementar fechas pulsando las teclas + y - . Para proporcionar esta característica se debe añadir el siguiente código al evento KeyDown de los campos de tipo fecha que existan en el formulario:
Select Case KeyCode Case 107, 187
Screen.ActiveControl =
Screen.ActiveControl + 1
SendKeys "{Esc}"
Case 109, 189
Screen.ActiveControl =
Screen.ActiveControl - 1
SendKeys "{Esc}"
End Select
Mensajes personalizados en la barra de estado
El siguiente código permite visualizar mensajes de su elección en la barra de estado de Access cuando el ratón se mueve sobre un objeto de un formulario (texto, botones, etc.). Las dos subrutinas deben estar en un módulo de manera que sean accesibles globalmente:
Global StatusCalled Global CurrentStatusMsg Sub StatusBarMsg (StatusMsg)
If StatusMsg CurrentStatusMsg Then
Dim ss As Variant
ss = SysCmd(SYSCMD_SETSTATUS,StatusMsg)
StatusCalled = True CurrentStatusMsg = StatusMsg
End If
End Sub Sub ClearStatusBarMsg ()
If StatusCalled Then
Dim ss As Variant ss = SysCmd(SYSCMD_CLEARSTATUS) StatusCalled = False CurrentStatusMsg = " "
End If
End Sub
El siguiente código se debe añadir al evento mouse move del control sobre el que deseemos visualizar un mensaje en la barra de estado:
Sub CmdButton_MouseMove (Button As Integer, Shift As integer, x As Single, Y As Single)
StatusBarMsg "Su mensaje personalizado"
End Sub
El siguiente código se debe añadir al fondo del formulario para que se borre el mensaje cuando el ratón se mueva fuera del objeto:
Sub Detail0_MouseMove (Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
ClearStatusBarMsg
End Sub
Informes a medida
Entre los controles que proporciona Access para la impresión de informes hay tres propiedades lógicas que permiten un sencillo y potente manejo sobre el resultado que deseemos obtener:
MoveLayout especifica si Microsoft Access debe moverse a la siguiente posición de impresión de la página.
NextRecord especifica si una sección debería avanzar al siguiente registro.
PrintSection especifica si una sección debería ser impresa en la página.
Por defecto todas están establecidas a verdadero (True), pero en combinación pueden producir efectos como el que a continuación se describe, insertar una línea en blanco cada diez registros:En el procedimiento declaraciones del informe hay que introducir el siguiente código:
Option Explicit Dim fBlankNext As Integer Dim intline As Integer
En el evento OnFormat del encabezado de página introducir:
intline = 0 fBlankNext = False blank
En el evento OnPrint de la sección de detalle introducir:
If PrintCount = 1 Then intline = intline + 1 If fBlankNext Then
Me.PrintSection = False Me.NextRecord = False fBlankNext = False
Else
Me.PrintSection = True Me.NextRecord = True fBlankNext = (intLine Mod 10 = 0)
End If
Funciones en Access que devuelven más de un valor (I)
Las funciones en Access sólo pueden tener un valor de retorno, no obstante existen varias maneras de obtener varios valores de una misma función.
La primera forma se pude definir en el argot informático como multi-retorno a pedales pero no por ello es menos efectiva que otras más sofisticadas.
Consiste en ir pidiendo los valores en sucesivas llamadas a la misma función utilizando un parámetro para seleccionar el retorno pedido. Tiene el inconveniente de que los valores devueltos (retornados) siempre deben ser del mismo tipo:
Function MultiRetorno(Valor As Integer) As String
Select Case Valor Case 1
MultiRetorno = "Primer retorno"
Case2
MultiRetorno = "Segundo retorno"
Case Else
MultiRetorno = "Error"
End Select
End Function
Funciones en Access que devuelven más de un valor (II)
Como continuación al anterior truco, presentamos una manera más refinada de obtener varios valores de retorno de una función en Access. La alternativa es pasar a la función tantos argumentos como valores queremos que retorne y hacer que la función los modifuque. En este caso, se tiene la ventaja de poder retornar valores de distintos tipos:
Function MultiRetorno(R1 as integer, R2 as string)
R1 = 1 R2 = "Segundo valor de retorno"
End Function
Funciones en Access que devuelven más de un valor (y III)
Para finalizar esta serie de trucos presentamos las forma más elegante (y sofisticada) de obtener varios valores de retorno de una misma función en Access. El lenguaje VBA de Access permite que una función devuelva una estructura de valores. en el siguiente ejemplo se muestra cómo definir una estructura y utilizarla:
Public Type Multivalor
R1 As Integer R2 As String
End type
Una vez definido el nuevo tipo, se puede utilizar como valor de retorno de una función:
Function MultiRetorno() As MultiValor
MultiRetorno.R1 = 950 MultiRetorno.R2 = "Segundo valor devuelto"
End Function
Con el uso de estructuras queda definitivamente resuelto el problema de las funciones que devuelven más de un valor.
Funcionalidad de la propiedad Tag en Access
La propiedad Tag (información adicional) de los controles de formularios e informes está pensada para ser manejada directamente por los programadores, es decir, Access no lo maneja en modo alguno. No obstante, un uso adecuado de dicha propiedad puede facilitar muchos aspectos de la programación. En el siguiente ejemplo se muestra el manejo de dicha propiedad. supongamos un formulario que dispone de dos grupos de controles de manera que cuando un grupo está activo el otro no puede ser visible y viceversa. una manera de realizarlo sería introducir en el evento OnOpen el siguiente código:
If Opcion=1 Then
Me!Control1.visible = True Me!Control2.visible = True Me!Control3.visible = False Me!Control4.visible = False
Else
Me!Control1.visible = False Me!Control2.visible = False Me!Control3.visible = True Me!Control4.visible = True
End If
Este código funcionaría a la perfección, pero si se modifica el formulario y se introducen más controles se deberá cambiar dicho código. Sin embargo, si se introduce en la propiedad tag de cada control bien Opcion1 o bien Opcion2, dependiendo de a que conjunto de controles pertenezca, el código resultante será el siguiente, y nótese que no habría que modificarlo:
Dim Frm as Form Frm = Me If Opcion=1 Then
For I=0 mto Frm.count -1
If Frm(I).tag = "Opcion1" Then
Frm(I).visible = True
If Frm(I).tag = "Opcion2" Then
Frm(I).visible = False
Next I
Else
For I=0 to Frm.count -1
If Frm(I).tag = "Opcion1" Then
Frm(I).visible = False
If Frm(I).tag = "Opcion2" Then
Frm(I).visible = True
Next I
End If
Indicador de progreso en Access
Una manera de acceder a un indicador de progreso desde Access es hacer una llamada a sysCmd, no obstante, se puede crear uno usando dos etiquetas de manera sencilla y con la ventaja de mentener un mayor control sobre él. Veámos cómo:
1º. Crear una etiqueta transparente con estilo hundido. La llamaremos Fondo. 2º. Crear otra etiqueta de idéntica altura que la anterior, con anchura cero y con bordes transparentes. Situarla justo alineada con la primera y enviarla al fondo. La llamaremos Indicador. 3º. Situar el siguiente código en un módulo del formulario e ir llamándolo pasando como parámetros el progreso actual y el progreso total:
Sub Actualiza (Actual, Total)
Dim Porcentaje as Single Porcentaje = Actual / Total Me!Fondo.Caption = Int(Porcentaje * 100) & "%" Me!Indicador.Width=CLng(Me!Fondo.Width * Porcentaje) Select Case Porcentaje Case Is < .15
Me!Indicador.BackColor = 255
Case Is < .50
Me!Indicador.BackColor = 65535
Case Else
Me!Indicador.BackColor = 65280
End Select Me.Repaint
End Sub
Acelerar las consultas
Cuando sea posible, restrinja sus consultas a campos indexados. El dispositivo Rushmore de Access los maneja 50 ó 60 veces más rápido que los campos sin indexar. Además, cuando realiza una comparación con el operador Como, no utilice una expresión que empiece por *, porque Rushmore optimizará Como G*., pero no Como *G.P. Y recuerde que aunque Access soporta hasta 32 índices por tabla, los índices que añaden o editan datos en un campo pueden relentizar las operaciones.
Crear accesos directos
Abra Access
Cargue su base de datos
Encoja la ventana de Access haciendo clic en el botón Maximizar/Restaurar de la esquina superior derecha.
Haga clic en la ficha Informes del Explorador de la Base de Datos
Seleccione un informe y arrástrelo desde el Explorador de la Base de Datos a su Escritorio
Numerar nuevos campos consecutivamente
Si planea hacer una réplica de su base de datos, necesitará usar un campo contador como clave primaria de la tabla. He aquí cómo crear un campo que numere consecutivamente cada nuevo registro que añada a la tabla.
En la ventana de Diseño de Tabla seleccione Autonumérico de la lista desplegable Tipo de dato.
Bajo Propiedades del campo, seleccione Entero largo de la lista desplegable Tamaño del campo.
Teclee Incrementalmente en la línea Nuevos valores.
Proporcione un nombre, como ID de empleado, para la línea Título y teclee Sí (sin duplicados) en la línea Indexado.
Sincronizar réplicas de una base de datos
Usar Access para crear y sincronizar réplicas de una base de datos es tan fácil como utilizar el maletín de Windows 95. Pero al contrario que el maletín, Access proporciona potentes herramientas (así como detallada documentación en línea) para resolver conflictos entre diferentes versiones de una base de datos Access. He aquí cómo hacerlo.
Si la base de datos tiene una contraseña, desactívela seleccionando Seguridad del menú Herramientas, y active Anular contraseña de la base de datos. A continuación, teclee la Contraseña actual en el diálogo Anular la contraseña establecida para la base datos y haga clic en Aceptar.
Del menú principal Herramientas, seleccione Réplica y después Crear réplica. Esto convierte su base de datos existente en Maestra de Diseño, lo que significa que es la única copia cuya estructura puede usted cambiar. Puede hacer tantas réplicas como necesite y sincronizarlas utilizando la opción Sincronizar del menú Replicado.
Editar el estampado de la hora
Después de crear un informe con el Asistente para informes, vaya a la ventana de Diseño del informe, haga clic con el botón derecho en la sentencia "=ahora()" en el pie de la página; éste es el comando que estampa la hora en su informe. Entonces, en la hoja de propiedades del pie de la página, teclee su hora personalizada y texto en la línea contraria Formato y cierre la hoja de propiedades.
Abrir formularios con macros
Este método abreviado consiste en crear una macro que abre un formulario, informe, consulta, tabla, etc.
En la ventana de la base datos, haga clic en la ficha de Macro y seleccione Nuevo.
En el menú Ventana, escoja Mosaico.
Haga clic en la ficha Informes de la ventana de la base de datos y arrastre el informe que quiere que la macro abra hasta una fila de la columna Acción de la ventana Macro.
Cierre la ventana, haga clic en Sí para guardar la macro, y dele un nombre.
Añadir un botón de automarcado
Si alguna vez ha necesitado llamar a sus clientes mientras está usando sus registros en la base de datos, he aquí cómo:
Desde la ventana Diseño del formulario, haga clic sobre el icono del asistente de botones de comando en la caja de herramientas.
Seleccione Otros en la ventana CategoríasAutomarcador en la ventana Acciones.
Haga clic en Siguiente
Elija una imagen o texto para el botón y haga clic en Finalizar.
Cambie al modo Formulario y pruebe el bot¢n.
Ponga el cursor en su campo de número de teléfono del formulario.
Haga clic en el botón que acaba de crear y, cuando el diálogo de Marcado telefónico automático aparezca, elija Aceptar.
Cuando suene el teléfono, descuelgue y haga clic en el botón de hablar en la ventana de diálogo de Marcado telefónico automático.
Crear un cuadro combinado con una lista desplegable
Primero, haga clic con el botón derecho en el cuadro combinado mientras el formulario está abierto en la ventana Diseñar. Seleccione Propiedades para abrir la hoja de propiedades de la caja y haga clic en la fila correspondiente al evento a Al recibir enfoque. Seleccione Procedimiento de evento de la lista desplegable, después haga clic en el botón Generar a la derecha de la fila llamada Al recibir enfoque. En la línea en blanco entre la línea superior e inferior, teclee el comando SendKeys "{F4}".
Crear un formulario principal unido a un subformulario
¿Necesita ver sus datos a vista de pájaro? He aquí cómo crear un formulario resumen que proporcione la imagen principal, así como un subformulario con detalles que pudiera necesitar ver.
Relacione las tablas del formulario principal y del subformulario, escogiendo Relaciones del menú principal de Herramientas.
Seleccione Mostrar tabla.
Añada las tablas del formulario y subformulario al espacio de trabajo Relaciones, seleccionándolas de la lista Mostrar tabla.
Haga clic en Añadir.
Arrastre el campo primario en negrita de la tabla del formulario principal al campo del mismo nombre en la tabla del subformulario.
Haga clic en Crear en el diálogo Relaciones.
Cierre la ventana y salve la nueva relación.
Ejecute el asistente de formularios.
En la primera pantalla escoja las tablas del formulario y subformulario especificando qué campos se deben mostrar en los dos formularios.
Haga clic en Siguiente y el asistente le preguntará cómo quiere ver los datos. Asegúrese de seleccionar el botón de radio Formulario con subformulario(s).
Escoja un formato para los datos y un estilo general y escoja un nombre para sus nuevos formularios.
Imprimir el registro actual
Imprimir el registro actual no debería ser tan pesado. Y no lo será una vez que añada este botón a sus formularios. Ya no tendrá que merodear con el ratón por los menús Editar y Archivo o por la opción Registros seleccionados en el cuadro de diálogo Imprimir.
Abra el formulario y escoja Diseño del formulario del menú Ver. Asegúrese de presionar el botón de control de asistentes en la caja de herramientas.
Haga clic sobre el botón comando en la caja de herramientas.
Cuando haga clic en el lugar en el que quiere el nuevo botón, el asistente del botón de comando empezará a correr. En la lista Categorías del cuadro de diálogo del asistente, haga clic sobre Operaciones con registros.
En la lista Acción, haga clic sobre Imprimir registro.
Pulse el botón Siguiente y añada texto o una imagen al botón.
Haga clic sobre finalizar y después escoja Formulario del menú Ver.
Pruebe su nuevo botón.
Prevenir duplicados
Aunque Access le diga, al introducir datos en un campo clave principal en un nuevo registro, que ya existe en el campo clave principal de otro registro (como por ejemplo, ID de cliente) avisa del error después de que ya se ha producido. Nuestra macro le informa de la duplicidad al principio, de forma que no pierda tiempo introduciendo el nuevo registro.
Haga clic en la ficha macro de la ventana de la Base de datos.
Escoja Nuevo.
Haga clic en los botones Nombres de macro y Condiciones en la barra de herramientas principal para mostrar estas columnas en la ventana macro.
Proporcione un nombre en la columna Nombre de la macro.
En la columna Condición, teclee lo siguiente:
DLookup("[CustomerID]", "[Customer2]", "[CustomerID] = Form.[CustomerID]")Is Not Null
En la columna Acción de la macro, seleccione la ventana Acción, haga clic sobre la flecha y escoja CuadroMsj de la lista desplegable.
En la fila Mensaje, escriba el mensaje de error de ID de cliente duplicado, y autorice el mensaje.
En la fila 2 de la columna Acción de la macro, seleccione CancelarEvento.
Salga de la ventana macro y haga clic en la ficha Formularios en la ventana de la Base de datos.
Abra el formulario que quiera modificar en el modo Diseñar. Haga clic con el botón derecho en el cuadro de texto del campo de la clave principal y seleccione Propiedades del menú desplegable.
Haga clic en la fila de la derecha de Antes de actualizar y seleccione su macro de la lista desplegable resultante.
Trasládese al formulario y pruebe su nueva macro.
Encriptar su base de datos
Primero, cierre todas las bases de datos, y desde el menú Herramientas, escoja Seguridad.A continuación Codificar/Descodificar base de datos. Especifique una base de datos para encriptar y proporcione un nombre distinto del original para la versión codificada.
Solucionar problemas con Access
Revise la base de datos Soluciones que viene con Access. Ésta base de datos proporciona instrucciones paso a paso para resolver multitud de problemas comunes.
Navegar a través de los informes de Access
Access puede crear largos y sofisticados informes completados con resúmenes y cálculos. Si lo convierte en HTML, el asistente rompe estos grandes bloques de datos en múltiples documentos HTML que sean más fáciles de ver.
Desafortunadamente se perderán las uniones entre documentos si utiliza plantillas creadas por usted (este problema no ocurre con las plantillas por defecto de Access). Para resolver el problema añada estas líneas a su plantilla, debajo de la etiqueta :
Personaliza tu Acces 97
Si tienes hecha una aplicación que empleas asiduamente, lo más habitual es haber creado un acceso directo que apunte al nombre.mdb (o nombre.mde) de nuestra aplicación, simplemente para ahorrarnos abrirla dentro del mismo access. Mediante las propiedades de inicio de la base de datos, se puede cambiar tanto el título como el icono de la aplicación, obteniendo así una cierta similitud con cualquier otro programa realizado con lenguajes de programación más sofisticados, como sería Visual Basic, Visual C++ o cualquier otro compilador de Windows que se nos ocurra. Asímismo, nos independizamos un poco de lo que sería el Access en sí para conseguir un resultado mucho más profesional.
No obstante, aún queda un pequeño detalle que nos delata: no es otro que la pantalla de inicio que muestra el Access cuando arranca (esa en la que pone Microsoft Access 97). Si queremos que Microsoft Access muestre un cuadro que nosotros hayamos diseñado, con el logo de nuestra empresa o el nombre de nuestra aplicación, por ejemplo, simplemente tenemos que crear un BMP con el mismo nombre que el nombre.mdb y ubicarlo en el mismo directorio.
Por otro lado en el acceso directo al (nombre.mdb), tenemos que especificar como directorio, el mismo en el que se encuentre nuestra aplicación. Así, cuando se inicie ese MDB, aparecerá nuestra imagen y, de esta forma, habremos conseguido un resultado mucho más personal y que, aparentemente, no se diferencia de cualquier programa comercial.
Título centrado en Access
En más de una ocasión habrás querido centrar un título de un informe de Access. Esto se puede realizar seleccionando el control y posicionándolo en el centro del documento, pero este método requiere bastantes pruebas y mucha paciencia.
Otra opción es la de utilizar la herramienta de alineación para conseguir nuestro objetivo, pero lamentablemente este centra el título dentro del control, no entre los márgenes derecho e izquierdo de lapágina que vamos a imprimir posteriormente.
Este truco se basa en hacer el control del mismo ancho que el propio informe. Para conseguirlo debemos situar la esquina superior izquierda del mencionado control en el márgen izquierdo de la página y ampliar el tamaño del control hasta el extremo contrario de la misma. Entonces, escribimos nuestro título y lo centramos con las herramientas convencionales de alineación.
